Jakie wyzwania czekają firmy w związku z KSeF?

W zakresie wprowadzenia Krajowego systemu e-faktur (KSeF) wyzwań jest naprawdę sporo. Pracując z naszymi klientami, w każdym przypadku wskazujemy kilkadziesiąt zagadnień, które podatnicy powinni wziąć pod uwagę przygotowując się do wdrożenia tego systemu. Czas, który jest potrzebny na przygotowanie do nowego raportowania, to mniej więcej rok przygotowań. Do tego dochodzą koszty takiego rozwiązania, które zależą od skali przedsiębiorstwa. Trzeba dostosować wszystkie procesy sprzedażowe, komunikację wewnątrz firmy, systemy finansowo-księgowe, a także inne rozwiązania IT – np. systemy ERP. Ale z drugiej strony można będzie też skorzystać i w długim terminie generować oszczędności. System wzmocni możliwość przeprowadzania różnego rodzaju automatyzacji, testów i analiz księgowych. To pozwoli skuteczniej zarządzać przepływem faktur czy płatności w przedsiębiorstwie.

– Rzeczywiście z perspektywy podatników KSeF jest zarówno szansą, jak i olbrzymim wyzwaniem. Docelowo wszystkie faktury zakupowe, które otrzymujemy do naszego przedsiębiorstwa, będą wyglądały dokładnie tak samo. Dzisiaj wyglądają zupełnie inaczej. To do firmy, która wystawia faktury należy decyzja, w jakim formacie one są wystawiane, jaką mają postać wizualną, czy tam się znajduje logo, czy się nie znajduje, czy są dane sprzedawcy, a poniżej nabywcy, czy odwrotnie. Różnie to może wyglądać i praktyka jest absolutnie przebogata – powiedział serwisowi eNewsroom Maciej Dybaś, partner w zespole podatków pośrednich w CRIDO. – Po otrzymaniu faktur przez nabywcę często cały zespół księgowy siedzi i te dane finansowe przepisuje do systemu finansowo-księgowego. Po wejściu w życie obligatoryjnego KSeF wszystkie faktury zakupowe będą wyglądały tak samo. Oznacza to po pierwsze, że możemy sobie darować wszystkie prace związane z ich przepisywaniem i wprowadzaniem do systemu finansowo-księgowego. Po drugie, zdecydowanie wzmacnia to możliwość przeprowadzania różnego rodzaju automatyzacji. Są też inne korzyści, na które zwraca uwagę Ministerstwo Finansów. Termin zwrotu VAT zostanie skrócony do dni 40 – choć pojawia się pytanie, dlaczego nadal organy podatkowe potrzebują 40 dni, skoro mają na bieżąco informacje o naszych transakcjach? Jeszcze inną korzyścią jest to, że dzisiaj podatnicy bardzo gubią się w tym, jak mają korygować faktury, w przypadku których popełnili jakiś błąd. Przepisy są w tym kontekście bardzo zawiłe i wymagają badania tzw. momentu uzgodnienia z kontrahentem nowych warunków transakcji – co jest bardzo problematyczne. Po wejściu w życie nie będziemy w ogóle musieli stosować tego typu reguł. Więc jak widać będzie wiele korzyści dla firm. Natomiast oczywiście druga strona medalu to są wyzwania, które stoją przed podatnikami. Po pierwsze trzeba będzie zreformować zupełnie procesy w przedsiębiorstwie, proces wystawiania faktury, proces akceptacji faktury zakupowej, proces wysyłki faktury do kontrahenta, ale też proces płatności – bo w komunikacie przelewu będziemy musieli podawać dane konkretnych faktur, ich numery nadane przez KSeF. Dzisiaj w ogóle nie mamy z tym do czynienia. Będzie także trzeba przygotować nowe rozwiązania IT – możemy się ich spodziewać prawdopodobnie dopiero około połowy roku, co daje niedużo czasu na testy i wdrożenie – analizuje Dybaś.